İşe girerken gerekli belgeler nereden temin edilir?
Temin etmeniz gereken belgeler, niteliklerine göre farklı kurumlardan alınmalıdır. İşe başlangıçta ihtiyaç duyulan belgelerin bir kısmı e-Devlet sistemi üzerinden kolaylıkla alınabilirken, diğerleri için ilgili kurumlara başvuru yapmanız gerekmektedir.
“İşe başlangıçta istenen belgeler”
Birçok belge, e-Devlet üzerinden basitçe elde edilebilir. Aşağıda, belgelerin neler olduğunu ve nasıl alınacağını sırasıyla açıklıyoruz:
– Kimlik fotokopisi,
– Nüfus kayıt örneği: Bu belge için Nüfus Müdürlüğüne gitmenize gerek yoktur. E-Devlet üzerinden kolaylıkla alabiliyorsunuz. Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nün “Nüfus Kayıt Örneği Belgesi Sorgulama” hizmetini kullanarak ya da T. C. kimlik numaranız ve e-Devlet şifreniz ile yapabilirsiniz.
– İkametgah belgesi: Yine, e-Devlet üzerinden “Yerleşim Yeri (İkametgah) ve Diğer Adres Belgesi Sorgulama” menüsünden alabilirsiniz.
– Diploma fotokopisi: Dilerseniz diplomanızın fotokopisinin yerine e-Devlet Kapsı’ndan mezuniyet belgesi alabilirsiniz. Üniversite mezuniyet belgesini almak için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın “Yükseköğretim Mezun Belgesi Sorgulama” menüsünü, lise mezuniyet belgesi için ise Milli Eğitim Bakanlığı’nın ilgili menüsünü kullanabilirsiniz.
– İşe giriş için sağlık raporu: Bu raporu kolayca aile hekiminizden temin edebilirsiniz.
– Kan grubunu gösteren kart: Eğer mevcut değilse, aile hekiminizden veya devlet hastanesinden alabilirsiniz.
– Adli sicil kaydı: Bu belgeyi e-Devlet üzerinden “Adli Sicil Kaydı Sorgulama” menüsünden veya T. C. kimlik numaranız ve e-Devlet şifrenizle giriş yaparak edinebilirsiniz.
– Vesikalık fotoğraf: Fotoğrafların son altı ay içinde çekilmiş olması gerekmektedir.
– Aile durum belgesi: Aile durum belgesini eksiksiz bir şekilde doldurmanız ve sunmanız önemlidir.
– Askerlik durum belgesi: Bu belgeyi e-Devlet üzerinden Milli Savunma Bakanlığı’nın “Askerlik Durum Belgesi Sorgulama” menüsünden edinebilirsiniz.
İş niteliğine göre sigorta için gerekli belgeler (2024)
– İşyerinde fazla mesai uygulanıyorsa, işçinin onayının alındığını gösteren belge,
– İşçiye zimmetlenmiş araç veya gereçlere ilişkin zimmet belgeleri.
Bu bilgiler ışığında, işe giriş sürecinizi daha etkin bir şekilde planlayabilir, gereken belgeleri zamanında temin edebilirsiniz.
İşe Giriş Evrakları ve Özlük Dosyası Yönetimi
Sağlık Muayenesi Raporları:
Her çalışanın işin nitelik durumuna uygun sağlık muayenesi raporlarına sahip olması gerekmektedir. Özellikle periyodik sağlık kontrolü gereken pozisyonlarda çalışıyorsa, ilgili sağlık raporları sağlanmalıdır.
Şoförlük yapan çalışanlar için ayrıca ehliyet fotokopisi de talep edilir. Vardiyalı sistem bulunan işyerlerinde, vardiya değişikliklerine ilişkin posta çizelgesi de hazırlanmalıdır.
Geçerlilik Süresi:
Sağlık raporlarının geçerlilik süresi genellikle işin niteliğine bağlı olarak 6 ay ila 1 yıl arası değişiklik göstermektedir. Diğer belgelerin de işçinin durumunda değişiklik olmadığı süreçte yenilenmesine gerek yoktur.
Personel Özlük Dosyası Temini:
Personel özlük dosyalarını kırtasiyelerden veya benzeri yerlerden temin edebilirsiniz. 4857 Sayılı İş Kanunu’nu kapsamında özlük dosyası her çalışanın düzenli olarak tutulması gereken zorunlu belgelerden biridir. Çoğu belge, çalışanın işe giriş aşamasında kendisi tarafından sağlanmaktadır ve gereken belgeler yazımızda belirtilmiştir.
2024 Yılı İçin Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler
1. SGK İşe Giriş Bildirgesi
2. İş veya Hizmet Sözleşmesi
3. Sigorta Prim Teşvikine İlişkin Belgeler (varsa)
4. Engelli Kadrosunda Olan İşçiler için Vergi Dairesinden Alınan Sakatlık İndirim Yazısı
5. 18 Yaşından Küçük İşçiler İçin Ebeveynlerden Muvafakatname
6. Yabancı İşçilere Yönelik Çalışma İzni Belgesi
7. Tüm İzinlerle İlgili Belgeler (ücretsiz izin, yıllık izin vb. )
8. Emzirme İzin Dilekçeleri
9. İşçi Hakkında Tutulan Tutanaklar ve Savunma Dilekçeleri
10. Geçici İş Göremezlik Raporu
11. Maaş Bordroları ve Ücret Hesap Pusulası
12. Ücret Kesme Cezası İle İlgili Belgeler (varsa)
13. Performans Değerlendirme Belgesi
14. İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi Belgeleri
15. İş Kazası Tutanakları
16. Tüm Resmi Yazışmalar ve Diğer Belgeler
İşten Ayrılan İşçilerin Özlük Dosyasında Olması Gerekenler (2024)
1. SGK İşten Çıkış Belgesi
2. İbraname
3. Çalışma (Hizmet) Belgesi
4. İş Sözleşmesi Fesih Bildirimi
5. İşçi İstifa Etti İse İstifa Dilekçesi
6. Kıdem veya İhbar Tazminatı Bordroları (varsa)
7. İşveren Tarafından Yapılan Haklı Fesih Belgeleri
8. İşçiye Gönderilen Noter İhtarnamesi (varsa)
9. İhbarname
Bu belgelerin eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi işlemleri iş sağlığı, güvenliği ile çalışma hukuku açısından büyük önem taşımaktadır.
